化工學(xué)院團(tuán)學(xué)文件檔案管理規(guī)范

    為積極響應(yīng)院黨委關(guān)于加強(qiáng)檔案管理工作的意見(jiàn)和要求，進(jìn)一步規(guī)范團(tuán)學(xué)文件檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，保證團(tuán)學(xué)各項(xiàng)工作、服務(wù)的有序開(kāi)展，特制訂團(tuán)學(xué)文件檔案管理規(guī)范。

一、提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

（一）認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。

檔案是在團(tuán)委日常工作和大型活動(dòng)中形成的，對(duì)團(tuán)委今后工作具有保存價(jià)值和指導(dǎo)意義的各類(lèi)文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是記錄團(tuán)委工作發(fā)展的重要依據(jù)。做好檔案管理工作是團(tuán)委日常工作的一個(gè)重要組成部分，是提高團(tuán)委工作效率和工作質(zhì)量的一個(gè)有力保障，是衡量團(tuán)委工作業(yè)績(jī)和管理水平的一個(gè)重要尺度。團(tuán)學(xué)組織要高度重視檔案管理工作。

（二）認(rèn)識(shí)檔案管理工作的迫切性。

檔案是當(dāng)前工作的真實(shí)記錄，是證實(shí)團(tuán)委工作發(fā)展的重要依據(jù)，展現(xiàn)了團(tuán)委工作的歷史軌跡，可以為未來(lái)提供借鑒和參考，是不可再生的寶貴財(cái)富，因此一旦在檔案管理工作中出現(xiàn)疏忽和遺漏，就會(huì)為未來(lái)檔案的查閱、工作的借鑒等帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失，要高度重視檔案管理，認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的迫切性。

二、團(tuán)學(xué)文件檔案工作要求

檔案管理必須嚴(yán)格遵守操作規(guī)范，從檔案的收集、整理和編目、保管以及檔案的利用服務(wù)等四個(gè)方面做好各項(xiàng)管理工作。同時(shí)，要不斷更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，對(duì)團(tuán)學(xué)成員進(jìn)行必要地培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作做好科學(xué)合理地分工，切實(shí)保障團(tuán)學(xué)檔案管理工作的規(guī)范性和及時(shí)性。

（一）檔案的收集

文件檔案文件資料收集范圍包括以下內(nèi)容。

1、學(xué)校團(tuán)委傳達(dá)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計(jì)劃等重要文件材料。

2、學(xué)院重要會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、會(huì)議總結(jié)、新聞稿等內(nèi)容。

3、學(xué)院重大活動(dòng)資料，包括活動(dòng)策劃、活動(dòng)預(yù)算及報(bào)銷(xiāo)表、主持稿、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、音視頻資料、活動(dòng)評(píng)分表、活動(dòng)總結(jié)、PPT、推送稿等內(nèi)容。

4、各部門(mén)內(nèi)部文件，包括評(píng)分細(xì)則、運(yùn)營(yíng)機(jī)制、考評(píng)流程、部門(mén)工作記錄、音視頻資料等。

5、學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)情況，可以包含社團(tuán)歷史沿革、大事記及活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片，印發(fā)的通知、規(guī)定、條例、通報(bào)等文件材料。

6、涉及資金、物資的部門(mén)，需要對(duì)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案交接憑證。

7、團(tuán)學(xué)骨干的考核獎(jiǎng)懲情況記錄。

8、其他應(yīng)當(dāng)保管的文件資料。

（二）檔案的整理和編目

1、檔案材料要整潔，不能殘缺不全

2、按要求和分類(lèi)存檔，不能雜亂無(wú)章

3、嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔及等級(jí)制度

4、檔案收集整理工作由學(xué)委會(huì)負(fù)責(zé)

（三）團(tuán)學(xué)檔案的分類(lèi)及相關(guān)內(nèi)容要求

團(tuán)學(xué)檔案分類(lèi)及編目需嚴(yán)格按照開(kāi)學(xué)初已列框架整理歸檔，具體如下：

1、日常工作檔案

分為制度文件類(lèi)、會(huì)議記錄類(lèi)、工作計(jì)劃類(lèi)、工作總結(jié)類(lèi)及其他，共計(jì)五類(lèi)。有關(guān)內(nèi)容的文件分類(lèi)如下：

l  制度文件類(lèi)

文件（包括校團(tuán)委下發(fā)的文件，相關(guān)部門(mén)下發(fā)的活動(dòng)通知等，教室申請(qǐng)表、活動(dòng)預(yù)算申報(bào)表、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)簽到表、通知文件模板、獎(jiǎng)狀模板等）必須保存有電子檔及紙質(zhì)檔，其中電子檔每月最后一周結(jié)束前上傳至網(wǎng)盤(pán)相關(guān)文件夾內(nèi)。

l  會(huì)議記錄類(lèi)

各個(gè)部門(mén)根據(jù)各自部門(mén)會(huì)議情況，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議簽到等情況。每月30日把本部門(mén)當(dāng)月部門(mén)例會(huì)相關(guān)文件電子版整理上傳至網(wǎng)盤(pán)相應(yīng)文件夾；辦公室負(fù)責(zé)的紙質(zhì)版會(huì)議記錄和會(huì)議簽到直接進(jìn)行存檔。

l  工作計(jì)劃類(lèi)

各部門(mén)每學(xué)期工作開(kāi)始前（開(kāi)學(xué)前1-2周）都應(yīng)向團(tuán)委上交一份本學(xué)期詳細(xì)工作計(jì)劃，做出本部門(mén)在未來(lái)一學(xué)期內(nèi)的各項(xiàng)工作初步設(shè)想與安排。此工作計(jì)劃經(jīng)學(xué)院團(tuán)委審核建議下修改完后，電子版保留存檔，紙質(zhì)版作為本部門(mén)日后開(kāi)展活動(dòng)的重要依據(jù)，并在學(xué)期末歸檔。

l  活動(dòng)資料類(lèi)

各部門(mén)組織活動(dòng)應(yīng)當(dāng)提前制定活動(dòng)通知和計(jì)劃書(shū)（策劃書(shū)），并于活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)做出活動(dòng)總結(jié)，并把活動(dòng)通知、活動(dòng)策劃、工作總結(jié)、活動(dòng)新聞稿等文件于活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完善，電子版及時(shí)上傳網(wǎng)盤(pán)。活動(dòng)開(kāi)始前交于學(xué)委會(huì)的紙質(zhì)版策劃及預(yù)算申請(qǐng)表，以及活動(dòng)結(jié)束后交于學(xué)委會(huì)的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表紙質(zhì)文件全部進(jìn)行歸檔保存。

l  工作記錄類(lèi)

各部門(mén)于學(xué)期末要上交部門(mén)各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄（活動(dòng)匯總表），各部門(mén)須遞交一份詳細(xì)的工作總結(jié)，內(nèi)容應(yīng)介紹階段工作內(nèi)容及工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并存入檔案，對(duì)下一學(xué)期工作起到督促作用。

2、團(tuán)學(xué)成員檔案

l  團(tuán)學(xué)骨干各學(xué)期的工作總結(jié)

l  團(tuán)學(xué)成員考核與獎(jiǎng)懲

l  團(tuán)學(xué)委員、主席團(tuán)及各部門(mén)部長(zhǎng)團(tuán)、成員的基本信息

（四）檔案的保管

電子版檔案資料統(tǒng)一上傳到網(wǎng)盤(pán)，紙質(zhì)版檔案資料歸入實(shí)驗(yàn)六樓133辦公室檔案柜存檔。

三、團(tuán)學(xué)文件檔案管理細(xì)則

為加強(qiáng)團(tuán)學(xué)檔案管理制度的系統(tǒng)性，完整性和科學(xué)性，使團(tuán)學(xué)工作形成一定的歷史資料，規(guī)范各部門(mén)各類(lèi)文件資料的管理，利于查詢借閱及其他相關(guān)工作的有效開(kāi)展，所有團(tuán)學(xué)骨干都需遵守以下原則：

1、每屆團(tuán)學(xué)換屆之前需整理本學(xué)年檔案資料(依照目錄分類(lèi)整理)，經(jīng)學(xué)委會(huì)審核無(wú)誤后，將文件檔案資料轉(zhuǎn)交下一屆團(tuán)學(xué)骨干。

2、辦公室職責(zé)：每學(xué)期初，收集整理團(tuán)學(xué)各部門(mén)最新基本信息，匯總整理并及時(shí)存檔。每學(xué)期末，統(tǒng)計(jì)、整理、匯總團(tuán)學(xué)考評(píng)資料及結(jié)果，并及時(shí)存檔。

3、學(xué)委會(huì)職責(zé)：學(xué)委會(huì)部門(mén)秘書(shū)組織各部門(mén)定期開(kāi)展每月一次文件檔案資料整理與審核工作，部門(mén)秘書(shū)審核無(wú)誤后的文件檔案方可上傳至網(wǎng)盤(pán)歸檔。

3、遇有團(tuán)學(xué)干部工作調(diào)動(dòng)或離任時(shí)，要及時(shí)報(bào)于團(tuán)委老師和學(xué)委會(huì)備案，并將其相關(guān)記錄更新或調(diào)整。

4.“院團(tuán)學(xué)骨干成員登記表”、“院團(tuán)學(xué)成員通訊錄”、“部門(mén)績(jī)效考評(píng)表”、“委員考核表”、“部長(zhǎng)考評(píng)表”“干事考核表”等重要表格必須存檔。

5、檔案要做到格式規(guī)范、內(nèi)容完備、條理清楚，紙質(zhì)版的應(yīng)用黑色簽字筆工整書(shū)寫(xiě)。

6、檔案一旦遺失，相關(guān)部門(mén)人員應(yīng)立即上報(bào)學(xué)院團(tuán)委并及時(shí)挽回?fù)p失。

7、學(xué)委會(huì)和辦公室人員將會(huì)定期整理核查檔案，并對(duì)存在問(wèn)題的部門(mén)要求整改，多次違規(guī)部門(mén)將會(huì)在終期考核評(píng)定時(shí)扣除相應(yīng)分?jǐn)?shù)，以示警告。

共青團(tuán)華東理工大學(xué)化工學(xué)院委員會(huì)

2018年12月